Yleisesti kysyttyä EU:n tietosuoja-asetuksesta

Yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) aletaan soveltaa 25.5.2018. Nykyisen henkilötietolain pääperiaatteet säilyvät tietosuoja-asetuksessa, mutta siinä on myös uusia velvoitteita rekisterinpitäjälle ja oikeuksia rekisteröidylle.

Kokosimme tähän muutaman huomioitavan seikan, jotka asiakkaidemme arjessa saattavat tulla vastaan.

1.

Tietosuoja-asetuksessa korostetaan henkilötietojen käsittelyn avoimuutta. Rekisteröidyn eli asiakkaan on tiedettävä, mitä tietoja ja mihin tarkoitukseen tallennat. Käytännössä tämän voi hoitaa kätevästi tietosuojaselosteella, jonka on oltava asiakkaiden helposti nähtävillä esim. nettisivuilla tai vastaanotolla. Tietosuojaseloste on laajennettu rekisteriseloste; rekisteriselosteen sisällön lisäksi tietosuojaselosteessa informoidaan rekisteröidyn oikeuksista.

Tietosuojaselosteen rakenteen tulisi olla seuraavanlainen:

Rekisterinpitäjä (organisaationne yhteystiedot)
Yhteyshenkilön yhteystiedot (keneltä saa lisätietoja)
Rekisterin nimi (esim. asiakasrekisteri)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (esim. laskuttaminen ja tiedottaminen)
Rekisterin tietosisältö (esim. nimi ja osoite)
Säännönmukaiset tietolähteet (mistä henkilötiedot saatu; esim. rekisteröidyltä itseltään)
Tietojen vastaanottajat (organisaatiot, jotka käsittelevät henkilötietoja; esim. FNS Oy)
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietojen säilytysaika
Rekisteröidyn yleiset oikeudet (esim. oikeus saada pääsy tietoihin ja ohjeet, kuinka oikeutta voi käyttää)
Muut rekisteröidyn oikeudet (esim. oikeus tietojen siirtämiseen)

2.

Valmistaudu siihen, että asiakas haluaa nähdä omat tietonsa tai siirtää tietonsa toiseen järjestelmään. Jos hän esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa (ellei rekisteröity toisin pyydä). Tiedot on toimitettava kuukauden sisällä pyynnöstä. Jos epäilet pyynnön tehneen henkilöllisyyttä, voit pyytää häneltä lisätietoja, joiden avulla pystyt varmistumaan henkilöllisyydestä.

3.

Varaudu myös siihen, että asiakas haluaa ”tulla unohdetuksi” eli poistattaa tietonsa. Hänellä on siihen oikeus, jos tietoja ei enää tarvita eikä niiden käsittelylle ole laillista perustetta (eläinterveydenhuollossa laillisia perusteita on useita; katso esim. asetus eläinlääkärin lääkekirjanpidosta).

4.

Sähköpostin käyttöä henkilötietojen välittämiseen tulee välttää, jos kyse on isoista määristä (esim. osoitelista), mutta esimerkiksi laskujen ja kuittien lähettäminen asiakkaalle on jatkossakin OK.

5.

Sinun on rekisterinpitäjänä pystyttävä osoittamaan viranomaisille, että olet noudattanut henkilötietojen käsittelyn periaatteita. Käytännössä tämä edellyttää suunnittelua, varautumista ja kykyä osoittaa toteutetut toimenpiteet mm. dokumentaation avulla.

Lisätietoa tietosuoja-asetuksesta löytyy esimerkiksi tietosuojavaltuutetun sivuilta sekä Tietosuojamallin Fakta- ja Akatemia-sivuilta. Työkaluja henkilöstön koulutukseen ja osoitusvelvollisuuden toteuttamiseen tarjoaa mm. Navicre.

Jäikö vielä kysyttävää? Voit olla yhteydessä koordinaattori Minna Nousiaiseen: minna.nousiainen@fns.fi